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如何做好展覽籌備工作

發(fā)布日期:2013-01-08     瀏覽:1871

與經(jīng)濟流通的其他領(lǐng)域一樣,展覽業(yè)也有這樣的規(guī)律:好的展覽會供不應求,是賣方市場;差的展覽會供過于求,是買方市場。好的展覽會展覽工作效率高,展出效益好。這類展覽會一般都是專業(yè)性質(zhì),規(guī)模都相當大(就所在專業(yè)/行業(yè)而言),并且有一定的歷史。好的展覽會是靠專業(yè)技術(shù)、靠嚴格管理、靠長期努力造就的。由于展出效益好,參展的需求很旺盛。但是展覽會的組織者為了保證展出質(zhì)量,會對展出者和參觀者進行嚴格的控制。首先是對申請參展者進行資格審查,有可能需要等待幾年才能參展。

       其次,組織者對已參展者進行監(jiān)督檢查,對違反展覽規(guī)定者予以處理乃至禁止參展。此外,對參觀者也進行控制,符合條件者方可參觀展覽。這些措施保證了展覽會的質(zhì)量和效益。

鑒于以上情況以及展覽籌備周期長的特點,在做出展覽選擇之后就應立即著手展覽工作。

       第一,盡早著手做展覽工作。首先是需要盡早提出參展申請。好的展覽會可能有很多的申請參展者在等候。展覽會組織者的公開原則是按先來后到排序,并基本按此原則接納新的參展者。因此應盡早報名排隊。但是,排隊等候的實際情況可能并不十分透明,組織者很可能優(yōu)先照顧質(zhì)量好的展出者或者公關(guān)工作做得好的展出者。因此,展出者還可以做些公關(guān)工作,爭取優(yōu)先參展。當然也要做好長期排隊的準備。就世界最好的展覽會而言,連續(xù)等候數(shù)年仍不能參展的現(xiàn)象很普遍。因為展覽會面積有限,現(xiàn)在參展者大都不愿退出,便只有等待因違反展出規(guī)定而被禁止參展者的空缺。對于舉辦單獨展覽會的展出者而言,也應盡早落實場地,好的展場都很擁擠,尤其是好的展覽時間,不提前幾年是租不到場地的。  

       第二,做好長期工作的打算,制定展覽工作計劃,按部就班地開展各項工作。在所有的營銷方式中,展覽可能是環(huán)節(jié)最多,周期最長的一種方式,而且各個環(huán)節(jié)互相連接。所有這些工作不可以(也不可能)等到最后時刻再做,不可以(也不可能)忽略某些環(huán)節(jié)不做。因此要制定周密的長期工作計劃安排,經(jīng)費、人員(籌備人員、展出人員)、工作項目(聯(lián)絡、調(diào)研、展品、運輸、設計、施工、宣傳、公關(guān)、膳食行等)、工作日程等等要統(tǒng)籌考慮安排。

       總之,展覽項目的合適與否將直接影響展出者能否實現(xiàn)展出意圖,以及在多大程度上實現(xiàn)展出意圖,因此應對展覽選擇予以足夠的重視。展覽選擇是一個調(diào)研、決策過程,即收集研究展覽資料,在此基礎(chǔ)上進行分析比較,最終作出選擇。展覽選擇工作可以大致分為:根據(jù)綜合展覽資料進行研究、選擇,根據(jù)具體展覽資料進行研究、選擇,通過直接詢問有關(guān)方面獲取資料進行研究、選擇以及通過實地考察獲取資料進行研究、選擇。這四個層次的關(guān)系是后者比前者需要更大的投入,所產(chǎn)生的結(jié)果也更準確。展出者可以根據(jù)自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。無論如何,展出者應該用科學的態(tài)度和方法來完成展覽選擇工作。

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