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會(huì)議會(huì)展服務(wù)策劃意向書

發(fā)布日期:2014-04-25     瀏覽:2434

會(huì)議會(huì)展服務(wù)的流程從來(lái)都不是一蹴而就的,而一個(gè)完善的會(huì)議策劃意向書可以每一個(gè)環(huán)節(jié)緊密相扣,讓服務(wù)流程有條不紊,會(huì)議策劃意向書主要通過(guò)對(duì)以下幾個(gè)大點(diǎn)來(lái)進(jìn)行安排,包括了預(yù)算、食宿安排、設(shè)備租賃、會(huì)議邀請(qǐng)與簽到登記。
一、會(huì)議預(yù)算

1、交通費(fèi)用,包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通

2、會(huì)議室/廳費(fèi)用,會(huì)議場(chǎng)地租金、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用、其他支持費(fèi)用,如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話,其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高,如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理,將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

3、食宿費(fèi)用,住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格,而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言,住宿費(fèi)可能是主要
的開支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。另外會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單,也可以很復(fù)雜,這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。     
二、食宿安排
1、住房安排,正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外,還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。 
2、飲食安排,根據(jù)會(huì)議的復(fù)雜程度,會(huì)議餐飲安排也不盡相同,簡(jiǎn)單而言在會(huì)議中涉及到的飲食包括了有:早餐、中餐及午餐、酒水及服務(wù)費(fèi)、會(huì)場(chǎng)茶歇這幾個(gè)較為常見的項(xiàng)目。
三、設(shè)備租賃
除非在室外進(jìn)行,否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行,視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜,包括:設(shè)備本身的租賃費(fèi)用,通常按
天計(jì)算;設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用,可讓會(huì)展服務(wù)商代理;音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理。
四、會(huì)議邀請(qǐng)與簽到登記
1、會(huì)議邀請(qǐng),不管什么樣的會(huì)議或者展覽,主辦者當(dāng)然希望適宜的對(duì)象(客戶)參加。作為主辦者,邀請(qǐng)的方式非常重要。通常情況下,邀請(qǐng)包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個(gè)程序:信息發(fā)布;回執(zhí);確認(rèn)通知。
2、會(huì)議簽到 
,通常情況下,會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程不出現(xiàn)混亂,必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人
員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指
示、會(huì)議(展覽)須知、會(huì)議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果

可能,盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下,簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。 

商務(wù)會(huì)議策劃方案  歐馬騰大型商務(wù)會(huì)議策劃  活動(dòng)策劃

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