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怎樣做好展覽項目招展組團的管理

發(fā)布日期:2015-06-09     瀏覽:1997

  展覽組織機構為了保證展覽項目的品質,通常會采取定向巨星組團的方式來實現(xiàn)基本招展數(shù)量,特別是政府主導型展覽,如廣交會、華交會、昆交會、高交會等展覽。展覽組團是按照行政區(qū)域來進行的,其責任單位是行政區(qū)域內與貿易廳局、行業(yè)協(xié)會或國際組織相關的展覽組織機構。發(fā)展招展組團單位,利用組團單位的積極性與資源優(yōu)勢來完成招展任務,是展覽組織機構提高招展效率,保證展廳設計成功的重要環(huán)節(jié)。
  一、洽作招展組團單位的基本構成
  當?shù)匦袠I(yè)協(xié)會。
  主辦單位的分支機構。
  行業(yè)性權威機構。
  展覽組織機構。
  海外的專業(yè)性國際展覽代理機構。
  二、招展組團工作的重要作用
  提高展覽會的影響力,加快信息的有效快速傳遞。
  充分利用各方資源,優(yōu)勢互補,加快資源整合。
  最大程度挖掘新客戶,壯大參展隊伍。
  三、招展組團管理的主要工作方法
  招展組團主要通過召開籌備會、檢查會、動員會等會議進行管理。展廳設計組織機構通過召開會議來傳達招展工作的主要精神;布置具體的招展工作,明確招展任務;鼓舞招展組團單位的士氣,培養(yǎng)在組團工作中的歸屬感與集體感加強各組團單位間的互助合作精神;檢查招展工作落實情況;發(fā)現(xiàn)招展活動中的問題,互通訊息,相互學習。
  (1)籌備會。是為展覽的籌備工作而召開的會議,國內展覽通常是在展覽開幕前3個月召開。會議的目的是介紹招展工作籌備情況;布置工作,明確責任;指導招展單位按時按質完成籌備工作;培養(yǎng)集體感和協(xié)作觀念;同時也為展廳設計組織機構的招展工作征集意見與建議。
  會議通常由組委會最高領導主持,項目經理或協(xié)調人主講。展覽組織機構的展品運輸、宣傳聯(lián)絡、設計施工、行政后勤的具體負責人參加會議并就各部分工作提出要求。同時還應邀請招展組團單位的高層負責人和具體協(xié)調人參加會議。
 ?。?)檢查會。是檢查招展籌備的工作會議??梢砸曊姓惯M度情況定期或不定期地舉行。檢查會議有兩種形式:一是招展工作檢查會,通過會議檢查各組團單位招展進度情況,根據(jù)各組團單位招展進度的差異情況,動態(tài)協(xié)調展位的分配數(shù)與組展比例;二是組團展前工作檢查會,在展覽開幕前一至兩個星期召開,主要檢查展臺施工、展品運輸、展臺布置等工作及人員行程、住宿、膳食、市內交通等安排。
 ?。?)動員會。這項會議通常在開幕前一天召開,展廳設計組織機構的主要工作人員與組團單位負責人都將出席。會議要求參加組團的參展商服從組團單位的統(tǒng)一指揮,進一步嚴明紀律,鼓舞士氣,出臺組團和管理辦法。要求參展工作人員具有高度的責任心和榮譽感,建立良好的展臺環(huán)境與秩序,提高工作效率。

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