展覽項目的產(chǎn)生來源于策劃人員長期的積累和創(chuàng)造的靈感。從腦海里浮現(xiàn)某一特定主題的展覽會場景廾始，到展覽會的初步市場分析和財務估算，直至該展覽項目正式立項，我們把這一過程稱之為展覽會策劃的項目設(shè)想與建議過程。這一過程的核心工作主要包括三個方面
第一，行業(yè)展會分析。
行業(yè)展會分析包括兩層含義，首先是對展會舉辦地某產(chǎn)業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢進行分析，目的是判斷新廾發(fā)的展覽會是否有發(fā)展?jié)摿Γ蛘呤菫楝F(xiàn)有展覽會調(diào)發(fā)展策略扌是供依據(jù)。其中，對產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)進行深入分析，本身就有助于展覽策劃人員把握展覽會的整體框架，如參展商的類型劃分、展出布局、專業(yè)觀眾的來源等。其次是同類展覽會的競爭力分析，包括對競爭對手的潛在參展商、目標專業(yè)觀眾和展會規(guī)模等的分析，以期明確展覽會的定位。
第二，展覽項目構(gòu)思。
這里的項目構(gòu)思主要是解決展覽會的選題和定位間題。針對市場策劃優(yōu)秀的選題，并將策劃創(chuàng)意轉(zhuǎn)化為精心組織與施工，真正為參展商和專業(yè)觀眾搭建理想的交流、交易平臺，展覽會才能取得預期的成功。例如，1998年，北方工商業(yè)展覽有限公司策劃并組織的首屆中國展覽場館及展示技術(shù)、器材、設(shè)備、設(shè)施展覽會，是建國以來國內(nèi)展覽場館和展示器材廠家的首次大聚會。本屆展覽會充分展示了改革廾放以來中國展覽業(yè)所取得的巨大成就，尤其是展覽設(shè)施的發(fā)展和創(chuàng)新，對中國展覽業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。由于選題新穎、定位準確、意義特殊，本次展覽會取得圓滿成功。
第三，會展立項策劃。
會展立項策劃就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進行初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容。會展立項一要遵循八項原則保護名牌會展、扶持專業(yè)會展、勵境外來展、優(yōu)先全國會展、促進新型項目、擴大展場銷售、遵循辦展能力、參照申辦順序。立項策劃的內(nèi)容主要包括會展名稱和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、會展規(guī)模、會展定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、會展進度計劃、現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等，并制作《會展立項策劃書》。