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展覽招展工作時間性的五個要求

發(fā)布日期:2016-03-18     瀏覽:2131

招展是展覽籌備的一項極其重要的工作,確保在展覽開幕前完成展覽展示的各項招展任務(wù),是保證展覽按期舉行的重要前提條件。因此,加強(qiáng)對招展進(jìn)行時間管理,是確保展覽招展效率的有效手段。招展時間管理的內(nèi)容就是要求展覽招展的起動時間安排要合理,招展時間安排要充足,招展進(jìn)度要密切監(jiān)控,重點(diǎn)招展時機(jī)要有效把握。
圓滿地完成招展任務(wù),招展工作就必須符合滿足時間性要求。招展工作的時間性要求:
1.規(guī)劃符合參展產(chǎn)品、產(chǎn)銷期特點(diǎn)的展期
不同行業(yè)的產(chǎn)品都有其最佳銷售時間的特點(diǎn),買方市場也有所謂的銷售“旺季”與“淡季”之分。因此,要做好提高參展商的熱情與買家邀請服務(wù),就必須充分考慮相對集中和固定產(chǎn)銷時間來規(guī)劃展期。展覽的展期時間原則上要與展覽展示題材所在行業(yè)產(chǎn)品與產(chǎn)銷時間的特點(diǎn)相適應(yīng),從而達(dá)到調(diào)動企業(yè)參展的積極性,為招展工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造良好條件。
2.安排合理的招展啟動時間
參展商對年度營銷、產(chǎn)品推廣和企業(yè)形象廣告都有具體的安排時間規(guī)劃,充分研究行業(yè)營銷工作的特點(diǎn),科學(xué)地將招展啟動時間安排與參展商的營銷時間規(guī)劃相吻合,就有可能使展覽展示進(jìn)入目標(biāo)參展商的視野,參展企業(yè)在制定營銷計劃時統(tǒng)籌規(guī)劃參展計劃,方便目標(biāo)參展商在不增加年度營銷預(yù)算的情況下做出參展的決策。
3.預(yù)留充裕的招展時間
成功的招展時間策劃,要充分考慮目標(biāo)參展商對參展時間的要求,為展覽招展預(yù)留充足的時間。因為目標(biāo)參展商從獲得展覽舉辦的捎息到逐步認(rèn)識展覽所有信息并最終確定參展需要時間過程。舉辦多屆的展覽,如一年春秋兩屆的廣交會,招展時間相對會較短。既便是品牌展覽,展覽的招展工作也不能拖延,否則,招展的有限時間源將會耗盡,招展任務(wù)難以如期完成。為贏得盡可能多的招展時間,多數(shù)的展覽組織機(jī)構(gòu)利用展覽展期就廾始了下屆展覽的招展工作,如在展覽現(xiàn)場設(shè)立“招展辦”,進(jìn)行現(xiàn)場招展并在相關(guān)的網(wǎng)站上發(fā)布下屆展覽的招展信息。
4.把握重點(diǎn)招展時間
新的展覽項目,因目標(biāo)參展商對展覽的認(rèn)知有限,展覽需涌過大量的宣傳推廣活動才會提升目標(biāo)參展商對其的認(rèn)知,展覽招展的效果才會有所起色。因此,新展覽的“招展黃金時間”涌常會在展覽招展工作的中后期。例如,展期安排在11月份,重點(diǎn)招展時間會在7一9月份這一時間段,這個時間段對展覽招展而言最為關(guān)鍵,簽約最多,客戶響應(yīng)程度最高。如未能利用好這一有效的時間段招展,對展覽如期舉行將構(gòu)成很大威脅。對成功舉辦多屆的展覽而言,有兩段重點(diǎn)招展時間:1.展覽招展的中后期;2.展覽現(xiàn)場招展期。展覽現(xiàn)場招展由于目標(biāo)參展商密集程度高,招展成本低,效率與效果都非常好,品牌展覽利用展覽現(xiàn)場往往能成功為下屆展覽完成50%以上的招展任務(wù)。
5.密切監(jiān)控展覽的招展進(jìn)度
展覽招展工作啟動,負(fù)責(zé)展覽展示營銷的相關(guān)人員就需密切監(jiān)控展覽的招展進(jìn)度,及時了解在招展過程中出現(xiàn)的各種信息與目標(biāo)參展商反饋的需求情況,針對展覽市場環(huán)境與變化迅速應(yīng)對,及時動態(tài)地調(diào)招展策略,調(diào)控不同時間段的重點(diǎn)招展任務(wù)與戰(zhàn)術(shù),從而在整體上有效把握招展進(jìn)度。

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