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會展策劃的基本流程是怎樣的?

發(fā)布日期:2016-04-14     瀏覽:2347

  會展組織機構在初步具備會展項目意向后,往往會組織一個正式或非正式的會展項目團隊,按以下流程開展會展策劃工作。
  
 ?。?)信息收集、市場調研與項目可行性分析
  
  在會展策劃的第一階段,要根據(jù)初步的會展意向與目標收集各方面信息,開展有效的市場調研,并根據(jù)調研數(shù)據(jù)和料,對擬開展的會展項目進行可行性分析。如分析得出可行的結論,則可著手開展立項決策工作;反之,則改變原有意向,另行選題,重新開始這一階段的工作。
  
  (2)立項決策
  
  在可行性研究通過的基礎上,可以決定對會展項目立項和報批,準備好相關報批程序和文件,并同時開始編制預算、制訂推廣策略等工作。
  
  (3)編制項目預算
  
  在明確立項的前提是下,根據(jù)項目歷史情況、相似項目數(shù)據(jù)、組織者經驗等,可以編制詳細的預算方案。預算不僅是會展運營工作的指南,也是會展總結評估的重要參照體系。
  
  需要指出的是,在會展項目可行性研究階段,也有必要進行初步的成本收入預算與利潤預期工作,為項目能否立項提是供經濟依據(jù)。
  
  會展項目預算的主要內容包括費用項(固定費用,如營銷費用;可變費用,如餐飲費用)、收入項(如撥款、注冊費、贊助)、預期利潤、損益平衡分析(可用于確定會展產品價格,如展位價格)。
  
 ?。?)擬訂項目營銷與推廣計劃
  
  會展項目的營銷和推廣貫穿項目運營的全程,從最初的調研到最后的總結,都要充分利用各種機會開展這項工作。完善、系統(tǒng)、動態(tài)的營銷與推廣策劃是會展項目成功的關鍵因素。
  
  通常,可以應用營銷組合策略進行會展項目的營銷與推廣策劃,主要包括產品開發(fā)和定位策略、產品價格策略、營銷渠道策略和促銷策略。一來說,其中最核心的工作是招商、招展、招募與會者。
  
  (5)制訂項目實施方案
  
  項目實施方案主要是圍繞會展項目的場地安排、現(xiàn)場管理與服務、相關活動安排等展開策劃。策劃方案時間性、程序性強,內容具體詳細,用圖表等表現(xiàn)形式應用較多。
  
 ?。?)確定項目后續(xù)工作
  
  會展策劃的最后階段,要確定項目結束后的工作安排,包括會展總結、評估以及為客戶提是供的后續(xù)服務,把握客戶需求,保持與相關機構的溝通,明確下一次活動的改進方向,開展下一次會展活動的營銷。

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