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會展場館的票務(wù)管理

發(fā)布日期:2016-08-19     瀏覽:2089

  場館的票務(wù)管理是指入場券、參觀券、請柬、交易證等的服務(wù)與管理。搞好票務(wù)管理是會展承辦單位組織參展參觀客戶的基本環(huán)節(jié),也是會展場館的財務(wù)和保衛(wèi)工作的組成部分。

  1)入場券、參觀券(請柬、交易證)的作用

  ①媒介、聯(lián)絡(luò)、導(dǎo)向作用。介紹會議展覽名稱、會期展期時間(上午、下午)、地點、主承辦單位等。

 ?、趹{證作用。開會、參觀都要憑票入場。

 ?、劢M織、控制作用。票務(wù)發(fā)放數(shù)量是組織觀眾、控制客流的有效手段。

 ?、軅靼普в谩_\用票面廣告,擴大宣傳效果。

  ⑤增收作用。有些入場券、參觀券都是有價的,可以增加一定的經(jīng)濟收入。

  ⑥美化作用。設(shè)計、印刷美化票面,以增力口對觀眾的吸引力。

  ⑦公關(guān)作用。美觀大方的請柬、入場券可以表達(dá)盛情、尊敬和歡迎之意。

 ?、嘟y(tǒng)計作用。入場券、參觀券的印刷編號,是各項統(tǒng)計的依據(jù)。

  據(jù)此,精心組織,合理安排,搞好入場券、參觀券的分酉湃口銷售,是會議和展覽活動的重要工作之一。

  2)票務(wù)的內(nèi)容

  票務(wù)既有經(jīng)營、公關(guān)的內(nèi)容,又有財務(wù)管理和客流控制的內(nèi)容。它包括入場券、參觀券印刷、保管、發(fā)放、銷售和票務(wù)統(tǒng)計等一系列工作。具體內(nèi)容有:

 ?、倨比∷⒁凑諘h展覽規(guī)模、會期、預(yù)測觀眾總數(shù),根據(jù)設(shè)計的票面樣稿,由業(yè)務(wù)部門與印刷廠聯(lián)系,簽訂合同,對其印刷的數(shù)量、價格、紙質(zhì)、字體(形)、色彩以及交貨日期等都要在合同中明確規(guī)定,以做驗收和結(jié)算費用的依據(jù)。

 ?、?a href="http://xdmould.com/cehua/" target="_blank">大型會展活動一般設(shè)票務(wù)組,專職管理各類票券的接收、蓋印(票務(wù)章)、分配和出售工作。票務(wù)組的人員配置,可根據(jù)展覽規(guī)模大小設(shè)專職或兼職,也可臨時組建調(diào)配人員。

 ?、塾捎跁够顒拥慕M織者不同,因此,票務(wù)的安排方式亦不同。一般說,會展主辦單位對票務(wù)負(fù)有直接責(zé)任,具有安排分配的權(quán)利,會展場館有時雖然是會展活動的承辦者,但承擔(dān)著許多具體任務(wù)(包括票券發(fā)放和銷售),因此,主辦與承辦雙方,在籌辦會展活動之初,就要妥善協(xié)商,確定票額的合理分配比例,并由會展場館票務(wù)組負(fù)責(zé)安排;會展場館自己主辦的會展活動,由場館票務(wù)組負(fù)責(zé)安排二若聯(lián)合主辦的會展活動,則按協(xié)議規(guī)定辦理。

 ?、苋雸鋈蛥⒂^券分為贈券、售券兩種,根據(jù)會展活動的性質(zhì)和內(nèi)容決定一種或兩種。一般情況下,國際性的技術(shù)展覽、國內(nèi)科技成果展覽、技術(shù)展評會、法制宣傳展覽等,大都采用按系統(tǒng)組織參觀或?qū)I(yè)參觀的方法,一般不收費用。此外,國內(nèi)許多展覽、展銷會都是收費的,并采取贈券和售券兩種方式兼用,票價按不同展覽、規(guī)模和展出價值而定。訂貨會的交易證收費較高,其收益歸主辦單位,聯(lián)合主辦則共同得益。其他各種會議則根據(jù)其規(guī)格和類別,有收費有不收費。

 ?、萜眲?wù)發(fā)放采用贈券、售券相結(jié)合的方式。贈券要加蓋贈券印章,主要安排給辦會辦展、協(xié)作單位、領(lǐng)導(dǎo)部門、新聞單位和參會參展人員等。這是內(nèi)外公關(guān)活動中務(wù)必注意的問題。至于贈券的數(shù)量多少,要視不同展覽靈活掌握,一般控制在票券總數(shù)的30%左右。售券采用組織團體預(yù)售與零售相結(jié)合,通過向社會各界廣發(fā)票券預(yù)售通知和新聞媒介,發(fā)布廣告信息。

 ?、奕雸鋈⒂^券的售券與贈券要分別管理。售券屬于有價券,應(yīng)納入財務(wù)管理范疇。票券印妥后,財務(wù)部門、票務(wù)組要進行驗收入庫。票務(wù)組要把印刷,發(fā)放數(shù),包括贈券、售券的比例分配等詳細(xì)情況開列清單報財務(wù)部門審核,并報主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)執(zhí)行。要建立財務(wù)、管票、售票三環(huán)相互聯(lián)系、相互制約和相互監(jiān)督的規(guī)章制度,并建立兩套與財務(wù)相適應(yīng)的賬目:即保管員的“票券管理賬“和售票員的“領(lǐng)、售票及現(xiàn)金賬”。

  ⑦展會結(jié)束,票務(wù)組應(yīng)將贈券分發(fā)和銷售統(tǒng)計表報財務(wù)部門,經(jīng)財務(wù)核對,款項一致后,簽署意見上報主管負(fù)責(zé)人審批歸檔。余票由財務(wù)部門驗證封存,一年后上報上級批準(zhǔn)銷毀。

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