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會(huì)展項(xiàng)目管理的基本流程有幾個(gè)階段?

發(fā)布日期:2016-10-12     瀏覽:4034

  為了便于對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行控制,人們通常把一個(gè)項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束的全過(guò)程按照先后順序劃分為若干階段。按照會(huì)展項(xiàng)目的特點(diǎn),可以把會(huì)展項(xiàng)目的周期分為四個(gè)階段,如圖7一1所示。會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程就是這些階段的總和。

  項(xiàng)目啟動(dòng)階段>>項(xiàng)目規(guī)劃階段>>項(xiàng)目執(zhí)行階段>>項(xiàng)目結(jié)束階段

  圖7一1會(huì)展項(xiàng)口周期階段劃分

  (一)項(xiàng)目啟動(dòng)階段

  會(huì)展項(xiàng)目的啟動(dòng)也就是會(huì)展項(xiàng)目管理的起點(diǎn),按照會(huì)展策劃的一般規(guī)律,會(huì)展項(xiàng)目的啟動(dòng)是從市場(chǎng)調(diào)研開(kāi)始的,然后經(jīng)過(guò)會(huì)展項(xiàng)目構(gòu)思直到會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)。

  項(xiàng)目經(jīng)可行性論證后,申報(bào)到有關(guān)部門(mén),經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后,會(huì)展項(xiàng)目就可以正式立項(xiàng)了。會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)標(biāo)志著會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程進(jìn)入下一階段。

  (二)項(xiàng)目規(guī)劃階段

  無(wú)論是策劃一個(gè)將持續(xù)幾天的膳宿會(huì)議還是舉辦一個(gè)產(chǎn)品交易會(huì),策劃時(shí)間和投入的精力都將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出會(huì)議的舉辦時(shí)間。幾個(gè)人策劃、組織一次大型會(huì)議花上幾個(gè)月的時(shí)間根本不足為奇。合理的規(guī)劃是會(huì)展項(xiàng)目管理的基本組成部分。規(guī)劃階段項(xiàng)目管理內(nèi)容包括會(huì)展項(xiàng)目所實(shí)施的工作要素和活動(dòng)時(shí)使用的一些技術(shù),它涉及明確項(xiàng)目目標(biāo)、制定工作分析結(jié)構(gòu)以及確立工作責(zé)任矩陣。

  1.會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)

  計(jì)劃是為完成一個(gè)目標(biāo)而進(jìn)行的系統(tǒng)的任務(wù)安排。計(jì)劃確定需要完成什么和怎樣能完成。工作執(zhí)行者要參與制定工作計(jì)劃,這一點(diǎn)很重要。他們通常最了解需要做哪些詳細(xì)活動(dòng)和每項(xiàng)活動(dòng)需要多長(zhǎng)時(shí)間。通過(guò)參與制定這項(xiàng)工作計(jì)劃,每個(gè)成員會(huì)在進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算內(nèi)更投入地完成任務(wù)。

  計(jì)劃過(guò)程的第一步是確定項(xiàng)目的目標(biāo)。目標(biāo)通常根據(jù)工作范圍、進(jìn)度計(jì)劃和成本而定,它要求在一定期限和預(yù)算內(nèi)完成工作。對(duì)于會(huì)議或展覽來(lái)說(shuō),要事先清晰地表達(dá)人們參加活動(dòng)后最終取得的成果。

  2.工作分析結(jié)構(gòu)

  一旦項(xiàng)目目標(biāo)確定,下一步就是確定需要執(zhí)行哪些工作要素或活動(dòng)來(lái)完成它。這要求做一份所有活動(dòng)的一覽表。準(zhǔn)備這樣一份一覽表有兩種方法:一是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)利用“腦力風(fēng)暴”集思廣益,生成一份一覽表,這種方法適合小項(xiàng)目;而對(duì)人項(xiàng)目要制作一份全面活動(dòng)一覽表而不遺漏某些細(xì)目是很難的,對(duì)于這樣的項(xiàng)目,更好的方法是建立一個(gè)工作分析結(jié)構(gòu)(WBS).

  3.責(zé)任矩陣

  責(zé)任矩陣是以表格形式表示完成工作分析結(jié)構(gòu)中工作細(xì)目的個(gè)人責(zé)任的方法。這是一種很有用的工具,因?yàn)樗鼜?qiáng)調(diào)每一項(xiàng)工作細(xì)目由誰(shuí)負(fù)責(zé),并表明每個(gè)人的角色在整個(gè)項(xiàng)目中的地位.

  (三)項(xiàng)目執(zhí)行階段

  會(huì)展項(xiàng)目執(zhí)行階段是使會(huì)展項(xiàng)目在既定的項(xiàng)目時(shí)間和項(xiàng)目預(yù)算中執(zhí)行的動(dòng)態(tài)過(guò)程。它是為確保按時(shí)完成項(xiàng)目的一系列工作程序,包括項(xiàng)目活動(dòng)分解的深入和細(xì)化、過(guò)程控制以及項(xiàng)目要素的調(diào)整等內(nèi)容。

  在項(xiàng)目實(shí)施中,要將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單,并且讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員能夠清楚有多少工作需要處理?;顒?dòng)清單應(yīng)該采取文檔形式,以便于項(xiàng)目其他過(guò)程的使用和管理。當(dāng)然,隨著項(xiàng)目活動(dòng)分解的深入和細(xì)化,工作分析結(jié)構(gòu)(WBS)可能會(huì)需要修改,這也會(huì)影響項(xiàng)目的其他部分。例如成本估算,在更詳盡地考慮了活動(dòng)后,成本可能會(huì)有所增加,因此完成活動(dòng)定義后,要更新項(xiàng)目工作分析結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。

  對(duì)于大型展會(huì)項(xiàng)目,按照行業(yè)慣例,需要提前2年就開(kāi)始策劃,跟蹤行業(yè)趨勢(shì)并對(duì)原來(lái)的參展商和觀眾進(jìn)行調(diào)查。1年以后,就應(yīng)當(dāng)按照計(jì)劃描述的每月具體任務(wù)一步一步地執(zhí)行完成。

  值得指出的是,在項(xiàng)目執(zhí)行的工作日歷、進(jìn)度限制、最早和最晚時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、活動(dòng)特征等方面,項(xiàng)目管理軟件被廣泛地使用。這些軟件可自動(dòng)進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算和資源調(diào)整,可迅速地對(duì)許多方案加以考慮、選擇和調(diào)整。

  項(xiàng)目管理軟件清晰的表達(dá)方式,使其在項(xiàng)目時(shí)間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟件中輸入活動(dòng)列表、估算的活動(dòng)工期、活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系、參與活動(dòng)的人力資源、成本,項(xiàng)目管理軟件可以自動(dòng)進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算、平衡資源分配、成本計(jì)算,并可迅速地解決進(jìn)度交叉問(wèn)題,也可以打印顯示出進(jìn)度表。項(xiàng)目管理軟件除了具備項(xiàng)目進(jìn)度制定功能外,還具有較強(qiáng)的項(xiàng)目執(zhí)行記錄、跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)際完成情況記錄的能力,并能及時(shí)給出實(shí)際和潛在的影響分析.

  (四)項(xiàng)目結(jié)束階段

  會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束階段的主要工作包括以下幾個(gè)方面。

  1.質(zhì)最驗(yàn)收

  質(zhì)最驗(yàn)收是會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束時(shí)工作的重要內(nèi)容。質(zhì)量驗(yàn)收是依據(jù)質(zhì)最計(jì)劃和相關(guān)的質(zhì)最檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)價(jià)和認(rèn)可,并撰寫(xiě)質(zhì)最驗(yàn)收評(píng)定報(bào)告。

  2.費(fèi)用決算

  是指對(duì)從會(huì)展項(xiàng)目籌劃開(kāi)始到會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束為止這一全過(guò)程所支付的全部費(fèi)用進(jìn)行的結(jié)算與核定,并最終編制項(xiàng)目決算書(shū)的過(guò)程。

  3.合同終結(jié)

  指整理并存檔各種合同文件(包括合同書(shū)本身、各種表格清單、經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的合同變更、進(jìn)度報(bào)告、單據(jù)和付款記錄以及各種檢查結(jié)果),完成和終結(jié)一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目或會(huì)展項(xiàng)目各個(gè)階段的合同,完成和終結(jié)各種商品采購(gòu)和勞務(wù)合同,結(jié)清各種賬款,解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng),同時(shí)向承包商發(fā)出合同己經(jīng)履行完畢的書(shū)面通知。

  4.展后總結(jié)

  展后總結(jié)的一般形式有:組織所有參加展會(huì)舉辦、籌備和管理的人員召開(kāi)總結(jié)會(huì),對(duì)于各種發(fā)言,大會(huì)派專(zhuān)人做好記錄,會(huì)后整理成文。同時(shí)要求每個(gè)工作人員就自己的發(fā)言寫(xiě)一篇書(shū)而總結(jié)材料,辦展機(jī)構(gòu)將會(huì)議記錄與該書(shū)面材料一起匯總,整理出一份完整的總結(jié)報(bào)告。

  展后總結(jié)會(huì)議的主要內(nèi)容有:

  (1)對(duì)展會(huì)策劃進(jìn)行總結(jié)。對(duì)展會(huì)策劃方案進(jìn)行分析評(píng)估,評(píng)估的內(nèi)容包括:展會(huì)舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)、展品范圍、展會(huì)規(guī)模、辦展機(jī)構(gòu)組成、展會(huì)定位、展會(huì)價(jià)格、展臺(tái)布置、人員分工、展廳設(shè)計(jì)、展會(huì)品牌形象等等;

  (2)對(duì)展會(huì)籌備工作進(jìn)行總結(jié);

  (3)對(duì)展會(huì)招展工作進(jìn)行總結(jié);

  (4)對(duì)展會(huì)招商和宣傳推廣工作進(jìn)行總結(jié);

  (5)對(duì)展會(huì)服務(wù)進(jìn)行總結(jié);

  (6)對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理工作進(jìn)行總結(jié);

  (7)對(duì)展會(huì)指定服務(wù)商進(jìn)行總結(jié);

  (8)對(duì)展會(huì)時(shí)間管理辦法進(jìn)行總結(jié);

  (9)對(duì)展會(huì)客戶關(guān)系管理措施進(jìn)行總結(jié);

  (10)對(duì)展會(huì)的各種相關(guān)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)。

  5.會(huì)展項(xiàng)目后續(xù)工作

  展會(huì)閉幕以后的后續(xù)工作主要有:

  (1)向客戶郵寄展會(huì)總結(jié)并致謝;

  (2)更新展會(huì)客戶數(shù)據(jù)庫(kù);

  (3)發(fā)展和鞏固客戶關(guān)系;

  (4)處理展會(huì)可能存在的一些遺留問(wèn)題;

  (5)準(zhǔn)備下一屆展會(huì)。

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