展覽策劃程序是依照策劃運(yùn)作的先后順序和內(nèi)在規(guī)律，將既相對獨(dú)立又前后銜接的階段和步驟得以系統(tǒng)地運(yùn)作。展覽策劃程序來源于決策和創(chuàng)造相結(jié)合的科學(xué)規(guī)律。決策是對未來將要發(fā)生的事情進(jìn)行預(yù)測，并采取相應(yīng)的策略，既面向未來，也為當(dāng)前決策提供依據(jù);創(chuàng)造就是在決策過程中，面對可能出現(xiàn)的問題創(chuàng)新解決方法，也是針對未來發(fā)展的一種創(chuàng)造。

策劃的程序

展覽策劃程序囊括了展覽活動(dòng)發(fā)生之前的謀劃、構(gòu)思、設(shè)計(jì)等創(chuàng)造性活動(dòng)的全部過程，成為項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)作的指導(dǎo)，是展覽項(xiàng)目管理決策理智化、效能化、科學(xué)化的前提依據(jù)和程序保證。策劃程序受決策程序和創(chuàng)造程序的雙重制約與指導(dǎo)。決策程序和創(chuàng)造程序的規(guī)律性都是策劃程序的基礎(chǔ)。策劃運(yùn)作應(yīng)以決策程序和創(chuàng)造程序?yàn)橹笇?dǎo)，遵循策劃活動(dòng)自身策劃運(yùn)作的內(nèi)在規(guī)律，形成科學(xué)的策劃程序。策劃的程序有以下步驟，如圖1一2所示。

1.主題定位階段

展覽主題定位，需要對行業(yè)進(jìn)行分析，掌握相關(guān)展覽的舉辦情況以及參展商的潛在需求，界定主題選擇的范圍，分析可支配資源的現(xiàn)狀、相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和遠(yuǎn)景戰(zhàn)略目標(biāo)需要等。展覽策劃要從戰(zhàn)略角度出發(fā)進(jìn)行現(xiàn)狀分析并深謀遠(yuǎn)慮地尋求最佳主題定位，同時(shí)要善于發(fā)現(xiàn)焦點(diǎn)、亮點(diǎn)，促進(jìn)資源投人效益的最大化。

2.目標(biāo)確立階段

展覽主題確定后，就要對信息進(jìn)行定性和定量的處理，確立展覽主題要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，目標(biāo)既是策劃方案的前提，又是論證的衡量標(biāo)準(zhǔn)，也是項(xiàng)目管理實(shí)施控制和效果評估的依據(jù)。

策劃確立的目標(biāo)是對主題面臨的機(jī)會(huì)和威脅進(jìn)行分析，并對影響因素和約束條件作出判斷，明晰目標(biāo)。確立策劃目標(biāo)還需把握：一是定性表達(dá)要簡潔易懂。使人明確領(lǐng)會(huì)其含義而不會(huì)產(chǎn)生歧義;二是目標(biāo)要量化，要緊緊圍繞策劃主題和內(nèi)外環(huán)境的限制因素，進(jìn)行創(chuàng)造性的探索和構(gòu)思。

3.方案設(shè)計(jì)階段

策劃目標(biāo)確立后，就可以設(shè)計(jì)并制作策劃方案。優(yōu)秀的策劃方案還通常要經(jīng)過多種方案的比較才能作初步鑒別。因此，需制定多種可供決策者優(yōu)選決斷的策劃方案。

策劃是對資源優(yōu)化的系統(tǒng)方法，一方面是從整體上進(jìn)行合理規(guī)劃，另一方面是細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)，也就是具體的流程安排?？傮w規(guī)劃是在策劃主題、策劃目標(biāo)確定的基礎(chǔ)上，對策劃方案的實(shí)施在方法上、資源整合上進(jìn)行輪廓設(shè)想，如展覽策劃項(xiàng)目的研究計(jì)劃書，其重點(diǎn)是運(yùn)用創(chuàng)新技法從不同的角度和多種途徑思考醞釀，大膽設(shè)想出各種可能的策劃方案。細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)是以總體設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)進(jìn)行細(xì)部加工，它以項(xiàng)目研究計(jì)劃書為大綱，深化研究并進(jìn)行反復(fù)優(yōu)化。

4.方案論證階段

方案設(shè)計(jì)完成后，還要對方案設(shè)計(jì)進(jìn)行論證和評價(jià)。有兩個(gè)方面：一是論證和評價(jià)策劃方案的總體創(chuàng)新性;二是論證和評價(jià)策劃方案的細(xì)節(jié)實(shí)施性。如果方案僅有總體創(chuàng)新性而實(shí)施細(xì)節(jié)不確定，則策劃方案就無法實(shí)施。因此要對多個(gè)方案進(jìn)行逐一的鑒定和比較，權(quán)衡其利弊，從不同角度上選出幾個(gè)最佳方案，確保方案切實(shí)可行、經(jīng)濟(jì)高效。

策劃方案的論證和評價(jià)，既注重科學(xué)性，也強(qiáng)調(diào)可行性。科學(xué)的論證可完善策劃成果，將策劃付諸實(shí)施，甚至原方案上會(huì)產(chǎn)生更有價(jià)值的新理念。在充分論證的基礎(chǔ)上，制定改進(jìn)方案，整理研究成果，撰寫策劃研究報(bào)告，在決策者對策劃方案作出決策之后擬訂實(shí)施計(jì)劃。