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國際性商業(yè)展會(huì)正確運(yùn)作方法

發(fā)布日期:2012-11-17     瀏覽:2186

  國際性商業(yè)展覽是代理商接觸進(jìn)口產(chǎn)品最直接的途徑,當(dāng)然也是參展廠商錄求代理商,并與潛在客戶商談的絕佳商機(jī)。然而參展,尤其是參加國際大展,并非易事,從展前準(zhǔn)備、展覽期間的應(yīng)對(duì)至展后的后續(xù)連擊,都與參展的效果息息相關(guān)。

  美國展覽者雜志指出,參加國際展最好能在一年前即開始準(zhǔn)備,并將整年計(jì)劃劃分為四個(gè)階段,依序完成,方能達(dá)至預(yù)期的理想目標(biāo)。以下為多家專業(yè)展覽后勤服務(wù)公司的專業(yè)經(jīng)驗(yàn),提供廠商參考。 
 
  計(jì)劃時(shí)間表
 ?。ㄒ唬?2個(gè)月前
  1、從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場(chǎng)等各方面,綜合專家意見,選定全年展覽計(jì)劃;
  2、與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料;
  3、選定場(chǎng)地;(一般而言,首次參加國際大展,較難取得最佳位置);
  4、了解付款形式,考慮匯率波動(dòng),決定財(cái)務(wù)計(jì)劃;
 ?。ǘ?個(gè)月前
  1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu);
  2、取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn);
  3、選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品;
  4、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò);
  5、制作展覽宣傳冊(cè);
 ?。ㄈ?個(gè)月前
  1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng);
  2、確定旅行計(jì)劃;
  3、支付展覽場(chǎng)地及其他服務(wù)所須預(yù)先付款;
  4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準(zhǔn)備必要和翻譯;
  5、安排展覽期間翻譯員;
  6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷;
 ?。ㄋ模?個(gè)月前
  1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng);
  2、最后確定參展樣品,并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品,帖上公司標(biāo)簽,贈(zèng)送索取樣品的客商;
  3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定;
  4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序;
  5、訓(xùn)練參展員工;
  6、排定展覽期間的約談;
  7、安排展覽現(xiàn)場(chǎng)或場(chǎng)外的招待會(huì);
  8、購買外匯;
 ?。ㄎ澹┧奶烨?
  1、將運(yùn)貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包;
  2、搭乘飛機(jī)至目的地;
 ?。┤烨?
  1、抵達(dá),飯店登記;
  2、視查展覽廳及場(chǎng)地;
  3、咨詢運(yùn)輸商,確定所有運(yùn)送物品的抵達(dá);
  4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)?chǎng);
  5、連絡(luò)所有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)承包商,確定一般準(zhǔn)備就緒;
  6、與展覽組織代表連絡(luò),告知通訊方法;
  7、訪問當(dāng)?shù)仡櫩停?
 ?。ㄆ撸﹥商烨?
  1、確定所有物品運(yùn)送完成;
  2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能;
  3、布置展位;
  4、將所有活動(dòng)節(jié)目做最后的決定;
 ?。ò耍┮惶烨?
  1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最的檢查;
  2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心;
  3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后簡(jiǎn)報(bào);
 ?。ň牛┱褂[期間
  1、盡早到會(huì)場(chǎng);
  2、於展覽第一天即將新聞稿送到會(huì)場(chǎng)的記者通訊廳;
  3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場(chǎng)地;
  4、詳細(xì)記錄每一個(gè)到訪客戶的情況及要求,不要憑事后記憶;
  5、對(duì)于沒有把握的產(chǎn)品需求,不要當(dāng)場(chǎng)允諾,及時(shí)回報(bào)總部作出合理答復(fù),一旦應(yīng)承,必須按質(zhì)按期完成,以取得客戶合作信心;
  6、每日與員工進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào);
  7、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司,以便即時(shí)處理及回應(yīng);
 ?。ㄊ┱褂[結(jié)束
  1、監(jiān)督攤位拆除;
  2、處理商機(jī);
  3、寄出謝卡;

  攤位地點(diǎn)的選擇
  選擇合適的場(chǎng)地是參展計(jì)劃中重要的一部分,首先須考慮的是人群流動(dòng)的方式,了解人潮在整個(gè)展覽會(huì)場(chǎng)移動(dòng)的方向,再依此挑選攤位。舉例而言,通常人潮流量最高的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區(qū),而圓柱或空的攤位場(chǎng)地及上貨區(qū)則是陰礙人潮的潛在問題。
是否將攤位設(shè)在競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手隔壁引起頗多廠商的爭(zhēng)論,但廠商可將如此的攤位有效利用,藉機(jī)展示自己產(chǎn)品利於競(jìng)爭(zhēng)者的地方。如果在展覽期間須要使用懸掛牌示、高加架或罩蓋,則須選擇有足夠高度的地點(diǎn),避免擋信可見度。此外企業(yè)間亦可共同組團(tuán)參加國際展,一來即可壯大聲勢(shì),二來也可在展覽會(huì)場(chǎng)自在一國陳館。

  小攤位如何引人注目
 ?。ㄒ唬?、大部份展覽中心會(huì)提供廠商天花板聚光杰,不然也可租用攜帶式照明系統(tǒng)。根據(jù)產(chǎn)業(yè)調(diào)查,照明可將展品認(rèn)知度提高30%至50%。
 ?。ǘ⒊闪⒅黝}式展覽攤位。大企業(yè)通常是采用傳統(tǒng)方式展覽,且依賴大規(guī)模場(chǎng)地,故小企業(yè)可以創(chuàng)新設(shè)計(jì)以顯突出。
 ?。ㄈ?、依攤位大小選擇大小合適的展示用品及參展產(chǎn)品,以免過度擁擠或空洞。
 ?。ㄋ模?、善加利用組合式展覽用具,避免作用使用看似低廉的桌布覆蓋桌子。
  (五)、盡量韶華、整齊化展覽,展示單項(xiàng)或兩項(xiàng)產(chǎn)品。 
   (六)、選用少量且較大的圖片,創(chuàng)造出強(qiáng)烈的視覺效果。太過密集或太小的圖片皆不易讀取,同時(shí)限制文字的使用。
 ?。ㄆ撸D片置放在視線以上,圖片要應(yīng)自壁板36英寸高以上的地方開始放置。
  (八)、使用大膽且搶眼的顏色,從遠(yuǎn)距離即可突現(xiàn)出來,避免易融入背景的中性色彩;
 ?。ň牛?、成立完整服務(wù)式的展覽攤位,而非自助式。將手冊(cè)、贈(zèng)品及樣品擺放在桌上任參觀者取拿后離開,不但無法達(dá)到互動(dòng),也非參展的目的。

  其他產(chǎn)品的介紹
  圖片及公司手冊(cè)可讓參觀者進(jìn)一步了解展示產(chǎn)品以外的產(chǎn)品資訊,除此之外,廠商可在會(huì)場(chǎng)提供錄映帶、模型、產(chǎn)品展示名片(明確列出電話號(hào)碼、網(wǎng)址、傳真、郵寄住址 )、相簿、軟體介紹、互動(dòng)產(chǎn)品型錄,可達(dá)到宣傳效果。

  廣告宣傳
  廣告宣傳在整個(gè)展覽過程扮演重要角色,專業(yè)展覽管理公司認(rèn)為參展廠商須在展覽前三個(gè)月,要求內(nèi)部公關(guān)部門或外面雇傭的公關(guān)公司在專業(yè)雜志上刊登至少一篇以上的告別報(bào)導(dǎo),然后將該篇報(bào)導(dǎo)的重印本寄給目前及潛在顧客群,并加附信件一封提醒顧客該項(xiàng)產(chǎn)品將於會(huì)中展出,同時(shí)也可附贈(zèng)由展覽組織公司提供的且印有公司名稱及攤位號(hào)碼的展覽貴賓卡。

  網(wǎng)頁宣傳
  越來越多的展覽贊助單位提供參展廠商與展覽網(wǎng)頁的連接,參展者可藉此提高公司及其網(wǎng)頁知名度,參觀者亦可在線上提出技術(shù)問題,或與廠商訂定展覽期間的約談。 為了善加利用此推廣機(jī)會(huì),廠商可在網(wǎng)頁上刊登展覽產(chǎn)品圖片或主題,并列出未來展覽一覽表,如此一來,不僅方便客戶做參觀規(guī)劃,并可藉由相片提高展覽現(xiàn)場(chǎng)辨識(shí)度。同時(shí)廠商亦可下載產(chǎn)品示范,上網(wǎng)者可先在網(wǎng)路上簡(jiǎn)單了解廠商的產(chǎn)品,再至?xí)?chǎng)取得詳細(xì)資料。

  “謹(jǐn)慎選擇,及時(shí)決定,用心準(zhǔn)備,完善后續(xù)服務(wù)”是保證參展效果的要訣,相信參加國際展覽可以給企業(yè)發(fā)展帶來許多生意機(jī)會(huì),是不容錯(cuò)失的拓銷手段。每一個(gè)會(huì)展人都不可隨隨便便就去展會(huì),每一個(gè)展會(huì)都是需要精心策劃的,這樣才可以達(dá)到最佳效果!

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