傳真具有快速、安全、直觀的特點，也被廣泛應用在展覽營銷中。在傳真前需與目標參展商客戶有過初步或一定程度的溝通，而且要利用傳真營銷取得良好的業(yè)績關鍵在于是否能夠確定目標參展商的傳真號碼。確定傳真號碼后，成功概率一般很高，投入產(chǎn)出比也很高，就可以發(fā)送具有針對性和參考價值的展覽展廳效果圖信息材料。下面就來具體說一下傳真正文的寫作要求。
　　1.簡潔，易于閱讀，有四至五個簡短的段落就足夠了。
　　2.盡量將傳真正文的長度控制在一頁之內(nèi)。如要用兩頁，發(fā)送者需在第二頁署名。
　　3.第二段需介紹展覽項目的一些組織情況與展覽價值。滿足目標參展商對展覽項目了解的基本需求。如展覽的歷史、品牌、主辦機構、規(guī)模與發(fā)展狀況等。
　　4.不要說謊或者夸大其辭，對展覽項目與服務的描述要做到客觀真實。
　　5.切忌濫用代詞“我”，應以展覽組織機構或展覽項目組的身份來與目標參展商進行溝通。因為參展商客戶愿意接受具有權威性的信息或感受被重視的感覺。
　　6.第三段應表明展覽項目所取得的突出成就、榮譽、參展商和觀眾的組成情況，直接有力地支持第二段內(nèi)容。如果可能的話，盡量以數(shù)字量化這些成就。
　　7.第四段需介紹展覽營銷的內(nèi)容，告訴目標參展商如何申請參展，可查詢的相關展覽項目網(wǎng)站、展覽營銷部門的聯(lián)絡人與聯(lián)絡方式等。
　　8.第五段應非常簡短地結束傳真并表示感謝。
　　9.第一段應能激發(fā)目標參展商客戶對展覽組織機構與展覽項目的興趣與熱情。
　　10.使用敬語結束正文并標明所附招展函或其他附件的名稱。
　　11.確保在正文上有展覽組織機構領導或經(jīng)辦營銷人員姓名的簽字并簽署日期。
　　12.在正文中應避免出現(xiàn)負面和相互矛盾的內(nèi)容，相關信息要認真核實。
　　寫好傳真正文，將有關招展資料，如招展書、展區(qū)展廳效果圖或其他目標參展商提出的資料一起發(fā)送，但需在傳真的首頁上標明總頁數(shù)與當前頁號，以便目標參展商確認是否完整地獲得這份傳真的所有資料。